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合同履约保函如何书写

时间:2024-12-17

一、履约保函知多少

 

(一)定义与作用

履约保函是银行应申请人(如劳务方、承包方等)的要求,向受益人(如工程的业主方、买方等)开立的保证申请人履约某项合同项下义务的书面保证文件。通常情况下,其金额一般为合同金额的 10%左右,并且有一定的格式限制与相应条件。

在商业活动以及合同履行过程中,履约保函有着举足轻重的作用。首先,它能极大地提升交易双方之间的信任程度。比如在建筑工程领域,业主方对于承包商能否按质、按量、按时完成工程项目往往心存疑虑,而承包商提供履约保函后,业主方就能更放心地与之合作,因为一旦承包商违约,银行会按照保函约定承担相应责任,保障业主方的权益。

其次,履约保函能够有效保护各方的权益。当劳务方或承包方日后未能按时、按质、按量完成其所承建的工程,或者未能履行合同中规定的相应义务时,银行将向业主方或买方支付一笔约占合约金额 5% - 10% 的款项,让权益受损方能够得到相应的经济补偿。

再者,它对于促进商业活动顺利开展意义非凡。在很多大型项目或者复杂的商务交易中,由于涉及资金量大、履行周期长等因素,双方容易因为担心对方违约而在合作上有所顾虑,而履约保函的存在就像是一颗 “定心丸”,打消双方的顾虑,推动商业合作能够顺利达成并有序推进。

(二)适用场景

履约保函的适用场景十分广泛,常见于诸多类型的合同与项目之中。

在建设工程合同里,无论是大型的基础设施建设,如桥梁、铁路、机场等项目,还是普通的房屋建筑工程,承包商为了向业主证明自己具备履行合同的能力和诚意,往往需要向业主提供履约保函。例如,一家建筑公司参与城市地标性写字楼的建设投标,在中标后,按照业主要求,向银行申请开具履约保函,以此确保能按照合同约定的工期、质量标准等来完成整个写字楼的建设工程,若出现违约情况,业主便可凭借该保函向银行索赔。

商务交易合同也是履约保函常常出现的领域,像设备采购合同中,买方担心卖方不能按时交付符合质量要求的设备,卖方就可以通过提供履约保函来增强买方的信心;在承运合同方面,货主为了保障货物能够安全且按时被运输到指定地点,会要求承运人出具履约保函;还有贷款合同里,借款人向银行提供履约保函作为按时偿还贷款本金和利息的一种担保方式,能让银行更放心地发放贷款。

总之,只要是涉及一方需要向另一方承诺按约定履行义务,且对方希望得到一定保障的合同场景,履约保函都有可能被应用,为商业合作增添一份有力的保障。

二、书写前的准备要点

 

(一)明确相关方信息

在书写合同履约保函前,确定好相关方信息是至关重要的,这是保函有效性的基础所在。发出方通常是银行、担保机构等具备相应担保资质和能力的主体,要准确写明其全称、具体地址以及联系电话等详细联系方式。而受益方一般是合同中的一方主体,比如在建设工程合同里,受益方往往就是工程的业主方;在商务交易合同中,可能是买方等,同样也需要把其名称、地址、联系电话等信息清晰罗列出来。只有这些相关方的信息都准确无误,才能确保后续保函在使用过程中可以顺利发挥作用,各方在需要依据保函主张权益时也能够顺畅地进行沟通与对接。

(二)确定保函关键要素

1. 保证金额

保证金额的确定需要综合考虑多方面因素。首先,要依据合同金额来合理估算,一般情况下,保函金额会与合同金额存在一定比例关系,例如在工程建设合同中,保证金额常按照合同价款的一定比例确定;不过也不能仅仅依赖合同金额,还得考虑履约风险评估情况,如果项目比较复杂、交付周期长或者供应商信用稍差等导致履约风险较高时,保证金额可能就需要相应增加。同时,申请人的信誉也是影响因素之一,信誉良好的申请人相对来说可以获得相对较低的保函金额要求。此外,还要遵循相关的法律法规要求,不同地区和行业对保函金额或许会有不同规定。而且,明确保证金额的币种也很关键,比如是人民币还是美元等,以及支付方式,是一次性支付还是按阶段支付等,这些都关乎着保函的实际价值,需要在书写时准确体现出来。

2. 履约期限

履约期限的填写要明确起止日期。常见的约定方式有多种,固定期限是比较常见的一种,直接在合同中明确规定保函开始生效的日期以及结束的日期,这种方式清晰明了,但要注意期限长短设置得是否合理,过长可能影响发出方经营,过短则可能无法满足实际需求。另一种是按合同约定,让保函的期限与合同的履行期限相一致,这样能很好地适配合同实际履行情况,不过要是合同期限后续有变动,保函期限也要相应调整。还有按需支付的方式,约定保函在特定时间或事件发生时才生效并开始计算期限,例如在货物交付后开始计算等,这种更灵活,但要明确界定好特定时间或事件,并且及时办理相关手续。不管采用哪种方式,合理设置履约期限对保函在合同履行过程中的有效性、可执行性都有着重要意义,能够保障各方权益在相应时间段内得到妥善维护。

3. 特定违约条件

在合同履约保函中,需要详细且准确地描述哪些情况属于触发履约保函生效的特定违约条件,以此来清晰界定各方的责任界限。比如要明确列出像未能按合同约定付款或提供支付担保、未能按时履行合同义务、提供虚假信息或故意隐瞒重要事实、超过履约保函所允许的最大损失金额以及其他明确违反合同条款的行为等情况都属于违约条件。并且对于不同的违约情形,还可以进一步说明相应的违约责任和处理方式,像违约方需承担对受益方的损失赔偿责任,具体赔偿的形式(如违约金的金额或计算方式等),以及受益方可以采取的救济措施(如解除合同、要求违约方继续履行责任或者向银行申请索赔等),让各方都清楚知晓一旦出现特定违约情况时各自的权利和义务,避免后续产生不必要的纠纷。

三、书写时的规范要求

 

(一)格式规范

合同履约保函在书写时有着较为严格的格式规范要求。首先,开头部分要明确注明 “履约保函” 字样,清晰表明文件的性质与用途。接着,需依次列出发出方和受益方的详细信息,包括名称、地址、联系方式等基本内容,这就如同搭建起了沟通的桥梁,方便后续相关事务的对接。例如,发出方若是某银行,要写全银行的具体全称、所在地址以及联系电话等;受益方如果是工程业主方,同样得把其准确的名称、办公地址与联系电话等罗列清楚。

然后是正文内容,要对涉及的合同情况进行概述,像合同编号、签订日期等关键合同信息,以此来明确保函所对应的具体合同,使其适用范围清晰可辨。同时,对于担保责任、索偿条件、索赔程序等核心内容也要有条理地呈现出来,比如说明在何种违约情形下发出方需承担怎样的赔偿责任,以及受益人进行索赔时需遵循的具体步骤等。

在结尾处,一定要有发出方负责人的签字并加盖相应的印章,如银行的公章等,以此来证明保函的真实性与合法性,让其具备法律效力。整体的排版布局上,各个部分之间建议适当分段,保持清晰的层次感,使阅读者能够一目了然地把握保函的关键内容,确保保函从格式外观到内在结构都严谨合理。

(二)内容准确清晰

1. 核心条款表达

在合同履约保函里,核心条款的准确清晰表述至关重要。像各方的义务、责任以及受益人权益这些关键内容,必须简洁明了且毫无差错地展现出来。比如对于申请人(通常是劳务方、承包方等)的义务,要明确其需按照合同约定的时间进度、质量标准等完成相应的工作内容,像在建筑工程中要按时竣工、保证工程质量达标等;对于发出方(如银行等担保机构)的责任,需清晰写明在申请人出现特定违约情况时,要按约定的金额、方式向受益人支付款项等担保责任,像承诺一旦承包商未能履行合同,银行将在收到受益人符合要求的索赔申请后若干天内支付相应的担保金。

而受益人权益方面,则要清楚表明其在申请人违约时有权依据保函向发出方主张赔偿等权益,例如有权获得约定比例的合同金额作为补偿等。在描述这些核心条款时,要避免使用容易产生模糊、歧义的表述,防止后续因理解不一致而引发不必要的纠纷,让保函真正成为保障各方权益、规范合同履行的有力依据。

2. 附加条款处理

不少合同履约保函中还会存在一些特殊约定的附加条款,对于这些附加条款,书写时要格外谨慎。它们需与实际合同的相关内容保持高度一致,比如合同中约定了若遇到不可抗力因素导致工程延期时保函期限的特殊处理方式,那么在保函的附加条款里就要同样清晰地写明这种情况以及对保函本身产生的影响,像是是否可以相应顺延保函期限等具体内容。

同时,还要详细说明附加条款与其他核心条款之间的关联以及优先级顺序等情况,确保各方都能清楚知晓这些特殊约定在整个保函中的作用和地位,避免日后在执行保函或者处理相关事务时因为对附加条款理解的偏差而产生纠纷,保障保函能按照既定的规则和约定顺利发挥其应有的作用。

四、书写后的审核与注意事项

 

(一)自我审核

在书写完合同履约保函后,首先要进行自我审核。这一步至关重要,需要仔细核对涉及的各项关键内容。比如金额方面,要确认保证金额的填写是否准确无误,其币种、支付方式以及与合同金额的比例关系等是否都符合事先的规划与要求,防止出现金额填写错误,致使保函在后续发挥作用时无法提供足够赔偿或者金额不符约定的情况。

再看期限部分,检查履约期限的起止日期设定是否合理,是采用固定期限、按合同约定还是按需支付等方式,都要与实际合同履行的预期相适配,避免期限过长或过短影响保函的有效性。

还有各方信息,发出方与受益方的全称、具体地址以及联系电话等详细内容,必须准确无差错,这是保障各方能顺利依据保函主张权益、进行沟通对接的基础。总之,通过严谨的自我审核,尽力排除一些显而易见的低级错误,让保函从一开始就具备应有的规范性和准确性。

(二)专业审核

除了自我审核外,建议将保函提交给专业律师或者相关专业人士进行审查。专业律师能够从法律合规等角度出发,对保函进行全面且深入的核查。例如,他们会审查保函是否符合当地相关法律法规的规定,包括格式要求、签发程序以及行使权益的途径等方面,确保每一个条款、每一项约定都在法律框架内合法有效。

同时,专业人士还会对保函中的条款与合同的契合度进行严格把关,核对像支付条件、索赔方式、争议解决等条款是否和合同约定保持一致,避免出现条款冲突给任何一方造成不利影响。而且,他们也会关注发行银行的信用状况、债务方的合规性等,从多维度评估保函的可靠性与有效性,保障其能切实发挥出应有的作用,为合同履行保驾护航。

(三)常见错误规避

在书写合同履约保函时,存在一些常见的错误需要我们格外留意并规避。

信息填写错误就是较为常见的一种,比如将受益方的名称写错一个字,或者地址、联系电话等关键信息填错,这可能导致在需要依据保函进行沟通、索赔等操作时,无法顺利联系到对应方,甚至可能使保函失去效力。又比如金额填写失误,像少写了一个零,或者币种搞错,原本应该是美元却写成了人民币,都会带来严重后果。

条款表达不清也是容易出现的问题,例如对于特定违约条件的描述模棱两可,没有清晰界定哪些具体行为属于违约,以及对应的违约责任和处理方式不明确,这样容易在后续执行过程中引发双方的争议和纠纷,各方对于自身权益和责任的理解不一致,影响保函的正常使用。

为避免这些问题,在书写时一定要保持细心、严谨的态度,反复核对各项信息。对于条款的表述,尽量使用清晰、简洁且没有歧义的语言,同时可以参考一些权威的保函模板以及过往成功案例,还可以向专业人士请教,让自己在书写时能有意识地规避风险,提高保函的质量和有效性。

五、不同类型合同的履约保函示例参考

 

(一)建设工程合同履约保函示例

以下是一份建设工程合同履约保函的示例:

致:[业主方名称]

地址:[具体地址]

鉴于:贵方与 [承包人名称] 于 [合同签订日期] 就 [工程名称] 工程签订的编号为 [合同编号] 的建设工程合同(下称 “主合同”)履行需要,应承包人的申请,我行特开立以贵方为受益人、金额不超过人民币(币种)[大写金额] 的履约保函。

一、本行无条件地且不可撤销地承诺:一旦贵方向本行提出书面索偿通知,本行将在收到该索偿通知后 [X] 个银行工作日内无条件地将贵方索偿的款项一次性付给贵方。

二、本保函不得转让,我行对除贵方以外的任何组织或个人不承担担保责任。

三、本保函自主合同生效之日起生效,有效期至:[明确的有效期截止情况,比如工程竣工验收合格后一个月止,或者具体的日期等]。书面索赔通知必须在上述期限内送达我行,否则我行在该保函项下的责任自动解除。

四、本保函的效力以及本行在本保函项下对贵方承担的义务和责任是完全独立的,并不取决于任何交易、合同 / 协议、承诺(包括但不限于主合同)的存在或有效性,也不取决于本保函中未列明的任何条款或条件,并且不受对主合同及 / 或贵方与申请人之间的任何协议所作的任何变更、补充、终止或提前 / 延迟终止的影响。工程承包合同按期履行完毕、保函超过有效期或我行的承担义务履行完毕,保函即行失效,请将本保函退回我行注销。

出证银行名称:[银行具体名称]

签字:[负责人签字]

公章:[银行公章]

银行经办人:[经办人姓名]

联系电话:[电话号码]

关键部分标注和解读:

“鉴于” 部分清晰点明了保函所对应的主合同相关信息,包括合同双方主体、签订时间以及合同编号等,让受益人及其他相关方能够明确知晓此保函保障的具体合同事项,便于后续核对与操作。

“无条件地且不可撤销地承诺” 条款是核心内容之一,意味着只要受益人按照规定的程序和条件提出索偿要求,银行就得履行付款责任,没有其他额外的抗辩理由,充分保障了业主方在承包商违约时能顺利获得相应赔偿,增强了业主对整个工程合同履行的信心。

“不得转让” 条款限定了保函的权益归属范围,避免出现不必要的权益纠纷以及保函流转带来的复杂情况,确保整个担保责任和权益的清晰性。

关于 “有效期” 的规定,一方面明确了保函开始生效和失效的时间界限,合理设置这个期限对于保障各方权益很关键,既保障了业主在工程建设期间的权益,也避免银行等担保方承担过长时间的不确定责任;另一方面对书面索赔通知送达时间的要求,督促业主方在发现承包商违约等符合索赔条件的情况下要及时行使权利,不然会面临保函责任解除的后果。

最后强调保函效力独立性这一点十分重要,它使得保函的履行不受主合同后续各种变更情况影响,只要触发了保函约定的索赔条件,银行就需承担责任,进一步强化了保函在保障合同履行方面的稳定性和可靠性。

读者在实际应用中,可以根据具体的建设工程合同情况,对相应的主体名称、金额、有效期等关键要素进行准确填写和调整,参照这样的格式和条款逻辑来撰写符合自身需求的建设工程合同履约保函。

(二)商务交易合同履约保函示例

以下是一份商务交易合同履约保函示例:

致:[买方名称]

地址:[具体地址]

鉴于:贵方与 [卖方名称] 于 [合同签订日期] 签订了编号为 [合同编号] 的商务交易合同(下称 “主合同”),为确保卖方能够按照主合同约定履行相应义务,应卖方的申请,我行特开立以贵方为受益人、金额为 [大写金额](币种)的履约保函。

一、本行承诺:若卖方未能按照主合同约定履行交付货物、提供服务或其他合同义务,在收到贵方符合本保函要求的书面索赔通知后,我行将在 [X] 个工作日内,在保函约定的保证金额范围内,向贵方支付相应款项作为赔偿。

二、本保函的有效期限自开立之日起至:[明确的截止时间,比如主合同约定的最后交货日期后 30 天等]。若贵方需进行索赔,书面索赔通知须在有效期内送达我行,逾期则我行在本保函项下的责任自动解除。

三、本保函不可转让,仅对贵方(即买方)承担相应的担保责任,其他任何第三方无权依据本保函主张权益。

四、本保函的效力独立于主合同,主合同的任何变更、补充、解除等情况,均不影响我行在本保函项下按约定承担的担保责任,只要出现符合保函规定的卖方违约情形,我行即应履行付款义务。

出证银行名称:[银行全称]

签字:[相关负责人签字]

公章:[银行公章]

联系电话:[电话号码]

与建设工程合同履约保函的异同点及特点分析:

相同点:

格式规范方面:都有着开头注明保函性质、列出发出方和受益方详细信息、正文阐述核心内容以及结尾签字盖章等基本格式要求,以此来保障保函的规范性和法律效力,方便各方在使用过程中能清晰知晓责任和操作流程。

核心原则方面:二者均是为了保障合同能够顺利履行,通过银行等具备担保资质的机构介入,对可能出现的一方违约情况提供经济赔偿保障,增强交易双方之间的信任,降低合作风险,从而促进商业活动有序开展。

效力独立性方面:都强调保函自身效力独立于主合同,不受主合同后续变动的影响,只要满足保函约定的违约索赔条件,银行就要承担相应责任,确保了担保责任的稳定性和可预期性。

不同点:

适用场景:建设工程合同履约保函主要应用于各类建筑工程项目中,侧重于保障工程的按时、按质、按量完工,涉及工程进度、质量标准等多方面履约内容;而商务交易合同履约保函则更多用于货物买卖、服务提供等商务交易领域,重点关注卖方能否按约定交付货物或提供服务等情况。

保证金额确定:建设工程合同履约保函的保证金额通常会与工程合同价款按一定比例确定,同时会综合考虑工程的复杂程度、交付周期、承包商信誉等因素;商务交易合同履约保函的保证金额一般是依据商务交易合同涉及的交易金额、货物或服务的价值以及卖方信用状况等来确定,相对更侧重于本次交易本身的价值衡量。

履约期限设定:建设工程合同履约保函的期限往往会与工程建设周期紧密关联,可能会延续到工程竣工验收合格后的一段时间,以保障工程后续相关责任的履行;商务交易合同履约保函期限更多围绕商务合同约定的货物交付、服务完成等关键时间节点来设置,通常截止到交易完成后的一段合理时间,用于处理可能出现的质量问题等后续事项。

商务交易合同履约保函的特点在于它能够灵活地适应各种类型的商务交易场景,针对不同货物、服务特点以及买卖双方的需求来定制相应的担保内容,通过银行的信用背书,有效解决买方担心卖方违约的顾虑,促进商业交易达成,同时也督促卖方严格按照合同约定履行义务,保障




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